送付状～修理依頼をFAXでだすとき～

FAXで書類を送ったことはありますか？

自分はあります。

唐突にプロジェクターが壊れてしまい、修理代金の見積もりをすると決まりました。

まずはコールセンターに電話しました。
すると、"見積もり金額は実物を見なければ分かりません。まずは壊れたプロジェクター本体を宅配便で送り、またFAXで修理依頼書を出してください。"とのことでした。

壊れたプロジェクターを送ることは簡単でした。
大きなダンボールを用意し、中にプロジェクターと梱包材を入れて宅配業者に持っていけばよいからです。

しかし、修理依頼書でつまずきました。
自分は言われたとおり、修理依頼書のみを送ろうとしました。

そのときでした。
ストップがかかり、送付状も一緒に送信しなさい、といわれたのです。

一般的なビジネスマナーでは、FAXで書類を送るとき、書類の内容を示した送付状も必要なのだそうです。

そこでテンプレートを検索しました。

しかし、現状にあったテンプレが見つかりませんでした。
ほとんどのテンプレが"平素は格別のご高配を賜り～"などと書き始められていたからです。
お世話になったことは一度もなかったので、このような文章を書くことに抵抗があったのです。

「修理依頼書 FAX 例文」などと検索してもしっくりこない文章ばかりで、頭を悩ませていました。
そして、ようやく納得したテンプレが以下の文章です。


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(書類を送る日付)

(送り先の会社)
(担当者)様

(自分の住所)

(自分の電話番号)

(自分のFAX番号)

(自分の所属)

(自分の名前)

修理依頼書の送付

下記の書類をお送りします。
ご査収の程どうぞよろしくお願い申し上げます。

記

添付書類

・送付状 1枚
・修理見積依頼書 1枚

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あとはこの文章をwordに貼り付けて、A4一枚に収まるよう、改行をほどこせばよいです。

...今となっては、送るのは修理依頼なので、かしこまって送る必要はなく、最低限の体裁さえ整っていれば問題ないと気づきました。
始めて行うことはどうしても心配になってしまうのでした。